LA LOTERIA DEL TOLIMA E. I. C. E. Y EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

El pasado 29 de Agosto de 2007, ICONTEC otorga a La Lotería del Tolima E.I.C.E. el certificado del Sistema de Gestión de Calidad bajo la NTC ISO 9001:2000, como garantía de la transparencia y calidad en el juego del sorteo de la Lotería y el desarrollo de sus procesos.

Objetivo

La LOTERIA DEL TOLIMA E. I. C. E. al diseñar, implementar y mantener su SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD “S. G. C.” bajo la norma ISO 9001 versión 2000 pretende lograr la excelencia en la realización de sus productos (Operación del juego de la lotería en el territorio nacional y Control de los juegos de apuestas permanentes de carácter departamental), para la satisfacción de sus clientes, al ofrecerle confiabilidad, a través de la estandarización de sus procesos y procedimientos, asegurando la mejora continua al sistema.

Alcance

Con la implementación del S.G.C. en la LOTERIA DEL TOLIMA E. I. C. E. la operación del juego de Lotería en el territorio nacional y el control de los juegos de apuestas permanentes de carácter departamental, se realiza bajo los parámetros de eficacia y eficiencia, de tal manera que la optimización en la utilización de sus recursos, le permiten ser una empresa productiva y competitiva para mantenerse en el mercado.

En el S. G. C. de la LOTERIA DEL TOLIMA E. I. C. E. se definen los objetivos y la política de calidad, se identifica y estructura los procesos necesarios para el desarrollo de sus actividades considerando y asegurando la satisfacción del cliente y determinando la responsabilidad, comunicación y control de documentos que lo contienen.

Dentro del S.G.C. de la LOTERÍA DEL TOLIMA E. I. C. E. se ha implementado el MAPA DE PROCESOS que se ha definido (anexo 1), y que abarca los procesos gerenciales o directivos, los procesos operativos o misionales y los procesos de apoyo, todos necesarios para la operación de la entidad, que se interrelacionan, comunican y retroalimentan, para alcanzar la satisfacción del cliente, al cumplir con los requisitos del producto y mantener el contacto directo con el cliente, recibiendo, identificando y evaluando sus necesidades y niveles de satisfacción.

Los procesos de dirección y de orientación institucional, que producen las directrices y políticas para el mejoramiento continuo de la entidad son:

- Gerencial, de la Gerencia General – PROCESO M1.

- Planeación Estratégica, de la oficina de Control Interno – PROCESO M2.

- Mercadeo y Publicidad, de la unidad de Mercadeo y Publicidad – PROCESO M3.

El proceso M3, tiene contacto directo con los clientes para recibir sus solicitudes y requerimientos, para evaluar su satisfacción y se interrelaciona principalmente con los procesos misionales.

Los procesos misionales definidos dentro del SGC son:

- Operación de Juegos de Suerte y Azar, de la Subgerencia Operativa y Comercial, en la Unidad de Lotería, PROCESO M4.

- Control de Juegos de Suerte y Azar, Subgerencia Operativa y Comercial, en la Unidad de Rifas y Apuestas Permanentes, PROCESO M5.

También existen cinco procesos de soporte que buscan apoyar la operación y control de los juegos de suerte y azar:

- Gestión Humana, de la Subgerencia Administrativa y Financiera, en la unidad de Recursos Humanos y Físicos – PROCESO M6.

- Contratación de Bienes y Servicios, de la Secretaría General y Jurídica con el apoyo de las Subgerencias Administrativa y Financiera, y Operativa y Comercial – PROCESO M7.

- Asesoría Jurídica, de la Secretaria General y Jurídica – PROCESO M8.

- Gestión Informática, de la Unidad de Sistemas e Informática – PROCESO M9.

- Gestión de Calidad, que involucra el mantenimiento y mejoramiento del SGC con la participación de todas las dependencias de la entidad PROCESO M10.

Para el diseño e implementación del S. G. C. la Gerencia General tiene designado un funcionario como REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN, encargado de asegurar la implementación y mantenimiento del sistema, informar a la Gerencia sobre el desempeño y las necesidades de mejora del S. G. C., y de promover la toma de conciencia para cumplir los requisitos del cliente en todos los niveles de la institución. Estas responsabilidades están designadas actualmente en el Profesional de Recursos Humanos y Físicos de la entidad.

Adicionalmente se tiene conformado un Comité de Calidad, en donde participan todos los responsables de los procesos del S.G.C. de la Lotería del Tolima E. I. C. E. y se toman las diferentes decisiones en cuanto al mantenimiento y mejoramiento del SGC.

El Comité de Calidad es un cuerpo asesor y tomador de decisiones para los asuntos relacionados con el SGC de la Lotería.

Es responsabilidad del Comité de Calidad mantener actualizado este manual, de acuerdo con la dinámica de mejoramiento continuo y la adecuación de los procesos de la Lotería del Tolima E.I.C.E. al modelo de gestión NTC ISO 9001. Dicha actualización debe hacerse cada vez que existan modificaciones o actualizaciones en los procesos o procedimientos que afecten el manual, así como modificaciones a los objetivos y política de Calidad, o las normas que rigen el funcionamiento de la LOTERÍA DEL TOLIMA E. I. C. E.

Exclusiones

7.3 “Diseño y Desarrollo” La LOTERÍA DEL TOLIMA E. I. C. E. no esta facultado por la Ley 643 de 2001, por lo tanto los requisitos de este Numeral no aplican.

7.5.2 “Validación de Procesos” Este requisito se excluye del alcance del sistema de gestión de calidad de la LOTERÍA DEL TOLIMA E. I. C. E. por cuanto los productos son evaluados y verificados durante su realización.

7.5.4 “Propiedad del Cliente” Dentro de la operación de la LOTERÍA DEL TOLIMA no se utiliza ningún bien de propiedad del cliente, por lo tanto los requisitos contemplados en este numeral no aplican.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Generalidades

La LOTERÍA DEL TOLIMA E. I. C. E basa su gestión en la orientación y servicio al cliente mediante el mejoramiento continuo, con la participación de todos y cada uno de los integrantes del equipo de trabajo que conforma la empresa.

Para dar cumplimiento a los principios de calidad, la LOTERÍA DEL TOLIMA ha establecido un Sistema de Gestión de la Calidad y lo ha documentado e implementado. Dicho sistema se mantiene y mejora continuamente, cumpliendo con los requisitos expresados en la NTC ISO 9001:2000

La LOTERÍA DEL TOLIMA E. I. C. E. ha identificado los procesos que impactan el S.G.C. y ha definido la manera como operan, su interrelación y secuencia mediante el mapa de Procesos (Ver Anexo 1)

El seguimiento y medición de cada proceso se lleva a cabo mediante, evaluación de indicadores de gestión por parte del responsable del proceso, la revisión Gerencial y las Auditorias internas del S.G.C.

El S.G.C. incluye la implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados en cada proceso, con lo cual se logra la mejora continua del sistema.

Política de calidad

La LOTERÍA DEL TOLIMA E. I. C. E. ha establecido una política de calidad coherente con los Objetivos de Calidad, y con el Plan de Acción de la Organización, y esta fundamentada en la satisfacción del cliente y la mejora continua; y está sujeta a revisiones periódicas por parte de la Gerencia y el Comité de Calidad.

La Política de Calidad establecida para la LOTERÍA DEL TOLIMA E. I. C. E. es:

“La Lotería del Tolima E.I.C.E., esta comprometida en satisfacer las necesidades y requisitos de sus clientes en la operación e innovación del juego de lotería, el control constante de los juegos de suerte y azar, la selección objetiva de sus proveedores y distribuidores, con el uso de la logística y tecnologías adecuadas y la participación de recurso humano competente enfocado a la mejora continua del SGC, y cumpliendo con la normatividad legal vigente”

• 

   Mapa de Procesos